اشخاص حقوقی پس از ثبت ممکن است نیاز به تغییر و تحولاتی در اساسنامه شرکتشان داشته باشند. به موجب قانون تمامی تغییرات شرکت ها می بایست در اداره ثبت شرکت ها به ثبت برسد. ثبت این تغییرات مستلزم تنظیم صورتجلسه است.

لذا ابتدا لازم است انجام تغییرات با موافقت و رای اکثریت مجمع عمومی یا هیات مدیره به تصویب برسد . پس از اتخاذ تصمیم در خصوص تغییرات شرکت ، تنظیم و تدوین صورتجلسات مربوطه انجام می پذیرد.

    انواع تغییرات شرکت عبارت است از :

تغییر موضوع شرکت  ،  تغییر مرکز اصلی شرکت ، تغییر نام شرکت ، تغییر مدت شرکت ( کم یا زیاد کردن آن ) ،  تغییر سرمایه شرکت ( افزایش یا کاهش آن ) ،  افزایش یا کاهش تعداد اعضای هیات مدیره و بازرس ها و همچنین افزایش با کاهش مدت عضویت آنان ،  ورود و با خروج شریک یا شرکا ،  انحلال شرکت ، تغییر دارندگان حق امضا ،تعیین سمت هیات مدیره ، انتخاب یا تمدید اعضای هیات مدیره ، افزایش یا کاهش تعداد اعضای هیات مدیره و بازرس ها و همچنین افزایش با کاهش مدت عضویت آنان ، تبدیل سهام شرکت به بی نام و بی نام ، تصویب تراز سود و زیان ، تعیین و تصویب بیلان مالی ، نقل و انتقال سهام ( در شرکت های سهامی خاص )

    صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده در تغییرات شرکت

در طول حیات شرکت ، مسائلی ممکن است پیش آید که نه مربوط به تاسیس شرکت است و نه مربوط به امور جاری شرکت . بلکه اموری است اتفاقی ، مهم و فوق العاده . در این صورت مجمع عمومی فوق العاده شرکت باید تشکیل و نسبت به آن ها اتخاذ نصمیم کند از قبیل لزوم تغییر نام ، موضوع ، سرمایه  یا مرکز اصلی شرکت یا افزایش و کاهش سرمایه که همیشه و به طور مرتب پیش نمی آید بلکه در بعضی مواقع به لحاظ بعضی مصالح ایجاب می کند که تغییری در وضعیت آن ها پیش آید. در این صورت مجمع عمومی فوق العاده تشکیل و نسبت به آن ها اتخاذ تصمیم می کند. مسائل مربوط به این مجمع را به شرح ذیل بررسی می کنیم :
الف ) نحوه تشکیل و اتخاذ تصمیم
دعوت شرکا به طور کلی در مجامع عمومی باید از طریق نشر آگهی در روزنامه کثیرالانتشار شرکت به عمل آید. طبق تبصره ماده 97 لایحه اصلاحی چنانچه کلیه صاحبان سهام در مجمع حاضر باشند نشر آگهی و تشریفات دعوت الزامی نیست.
برای رسمیت یافتن مجمع عمومی فوق العاده  حضور لااقل دارندگان بیش از نصف سهامی که حق رای دارند الزامی است. اگر در اولین جلسه این حد نصاب تامین نشد، در جلسه دوم با حضور دارندگان بیش از یک سوم سهامی که حق رای دارند رسمیت خواهد یافت .
اگر در جلسه دوم هم حد نصاب قانونی تامین نگردد در این صورت موضوع منتفی است و برخلاف مجمع عمومی موسس، که در این صورت جلسه سومی پیش بینی شده و در مورد مجمع عمومی عادی، که در جلسه دوم با حضور هر تعداد از صاحبان سهام می توان تصمیم گیری کرد، در مورد مجمع عمومی فوق العاده با تشکیل جلسه دوم و عدم تامین حد نصاب معلوم می شود سهامداران شرکت علاقه ای به طرح آن ندارند و موضوع موقتاَ مسکوت می ماند.
در هر حال، بعد از رسیدن به حد نصاب، تصمیم گیری در مجمع مزبور، همیشه با اکثریت دوسوم آرای اعضای حاضر در جلسه رسمی معتبر خواهد بود.
ب ) صلاحیت و اختیارات مجمع عمومی فوق العاده
هر گونه تغییر در مواد اساسنامه یا در سرمایه شرکت یا انحلال شرکت قبل از موعد منحصراَ در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده است “.
لذا هر نوع تغییرات اساسی در امور شرکت و از جمله هر گونه تغییر در مقررات اساسنامه شرکت ، در صلاحیت این مجمع می باشد. بنابراین مجمع عمومی

فوق العاده می تواند در موارد ذیل اتخاذ تصمیم کند :
1. تغییر نام شرکت
2. تغییر موضوع شرکت
3. تغییر مرکز اصلی شرکت
4. تغییر مدت شرکت ( کم یا زیاد کردن آن )
5. تغییر سرمایه شرکت ( افزایش یا کاهش آن )
6. تاسیس سهام ممتاز
7. افزایش یا کاهش تعداد اعضای هیات مدیره و بازرس ها و همچنین افزایش با کاهش مدت عضویت آنان ، مشروط بر اینکه برخلاف مقررات قانون تجارت نباشد.
8. تغییر مقررات مربوط به مجامع عمومی .
9. انحلال شرکت قبل از خاتمه مدت ( در صورتی که مدت محدود باشد ) و انحلال آن در صورت اعلام محدودیت مدت
10. اتخاذ هر گونه تصمیمی که در صلاحیت مجمع عمومی موسس و مجمع عمومی عادی نبوده و از امور فوق العاده شرکت محسوب می گردد.
ج) ممنوعیت های مجمع عمومی فوق العاده
مجمع عمومی فوق العاده از اتخاذ تصمیم در موارد ذیل ممنوع است :
1. تصمیم گیری گیری در مسائلی که در صلاحیت سایر مجامع عمومی شرکت است.
2. اتخاذ تصمیم برخلاق مقررات قانونی ( به طور کلی ) و برخلاف مقررات تجاری ( به طور خاص ) زیرا توافق اشخاص برخلاف مقررات قانونی اعتبار ندارد.
3. مجمع عمومی فوق العاده مثل سایر مجامع عمومی شرکت ، حق تغییر تابعیت شرکت را ندارد.
4. حق افزایش تعهدات سهام را با هیچ اکثریتی ندارد زیرا از نظر حقوقی اگر چه تعهد به نفع شخص ثالث جائز است ولی توافق و تراضی به ضرر دیگران ( افزودن تعهدات آنان بدون رضایتشان ) جائز نیست. ولی مجمع عمومی فوق العاده می تواند به اتفاق آرای کلیه شرکای شرکت به تعهدات آنان بیفزاید. ( مثلاَ سرمایه شرکت را افزایش دهد ).
ضمناَ مجمع عمومی عادی و فوق العاده ممکن است حسب نیاز تواماَ تشکیل شوند . مثلاَ همزمان با تشکیل مجمع عمومی به منظور رسیدگی به ترازنامه و سایر امور جاری شرکت ، تصمیم به افزایش سرمایه هم گرفته شود، در این صورت ضمن اینکه ، دستور جلسه در آگهی مربوط به دعوت باید قید شود هر یک از دو موضوع مختلف از نظر حد نصاب و رای گیری تابع مقررات مربوط به مجمع مربوطه خواهد بود.

    صلاحیت مجمع عمومی عادی در تغییرات شرکت

سایر مواردی که جزو اختیارات مجمع عمومی فوق العاده نمی باشد در صلاحیت مجمع عمومی عادی است که از جمله شامل تعیین اعضاء هیئت مدیره ( اصلی و علی البدل ) تعیین بازرسین ( اصلی و علی البدل ) ، تصویب بیلان مالی ، تعیین پاداش مدیران و ..می باشد.

    صلاحیت هیات مدیره در تغییرات شرکت

به موجب ماده 118 لایحه قانونی 1347 ، جز درباره موضوعاتی که به موجب مقررات این قانون اخذ تصمیم و اقدام درباره آن ها در صلاحیت خاص مجامع عمومی است ، مدیران شرکت دارای کلیه اختیارات لازم برای اداره امور شرکت می باشند؛ مشروط بر آنکه تصمیمات و اقدامات آن ها در حدود موضوع شرکت باشد.
لذا هیات مدیره نمی تواند تغییر و اصلاح اساسنامه را خود بر عهده گیرد ، سرمایه شرکت را تغییر دهد ، و تصمیم به انحلال شرکت قبل از موعد بگیرد ؛ چه این موارد منحصراَ در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده است. ( ماده 83)
از جمله اختیارات هیات مدیره عبارت است از :
ترتیب اندوخته قانونی ( ماده 140 ) ، افزایش سرمایه شرکت در صورتی که مجمع عمومی فوق العاده به او اجازه دهد ( ماده 162 ) ؛ اصلاح اساسنامه پس از عملی ساختن افزایش سرمایه در قسمت مربوط به مقدار سرمایه ثبت شده و اعلام مراتب به مرجع ثبت شرکت ها و آگهی آن برای اطلاع عموم ( ماده 163 ) ؛ درج آگهی دعوت از مجمع عممومی در روزنامه ( مواد 95 و 192 ) ؛ رسیدگی به تعهدات پذیره نویسان و تعیین تعداد سهام هر یک از تعهد کنندگان در فرض افزایش شرکت و اعلام مراتب به مرجع ثبت شرکت ها برای ثبت و آگهی و دستور استرداد وجه سهام اضافه خریداری شده به بانک برای پرداخت به پذیره نویسان ذی نفع ( ماده 181 ) ؛ و تصفیه امور شرکت سهامی، اگر اساسنامه ترتیب دیگری مقرر نکرده باشد. ( ماده 204 )
برای هر یک از جلسات هیئت مدبره باید صورتجلسه ای تنظیم شود . در مورد این صورتجلسه ذکر نکات ذیل ضروری است :
اولاَ : صورتجلسه باید به امضای اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد.
2. خلاصه ای از مذاکرات جلسه
3. تصمیمات اتخاذ شده با قید تاریخ
4. قید نظر مدیران مخالف با تمام یا بعضی از تصمیمات منخذه
لازم به ذکر است ، طبق مواد 105 و 106 لایحه اصلاحی ، ضمن اینکه از مذاکرات و تصمیمات مجامع عمومی و هیات مدیره باید صورتجلسه ای ترتیب داده شود که به امضای هیئت رئیسه مجمع برسد، باید نسخه ای از صورتجلسه به انضمام سایر مدارک ، به منظور ثبت به مرجع ثبت شرکت ها ارسال شود.
کلیه اقدامات پذیرش صورتجلسات ازطریق سامانه اینترنتی به آدرس http://irsherkat.ssaa.ir صورت می گیرد.
اداره ی کل شرکتها در صورت صحت صورتجلسه و رعایت کردن کلیه اصول و قواعد قانونی آن و مطابقت موارد آن با پرونده ی اصلی، آگهی تغییرات ثبتی را صادر نموده که در روزنامه رسمی و محلی اطلاع رسانی شود.

    مدارک لازم جهت تغییرات شرکت ها و ثبت صورتجلسات شرکت به شرح  ذیل است :
    1. اصل و کپی از کلیه مدارک ثبتی شرکت ( شامل آگهی تاسیس )
    2. کپی آخربن آگهی تغییرات
    3. اصل شناسنامه یکی از سهامداران ( ترجیحاَ مدیر عامل شرکت )
    4. کپی کارت پایان خدمت اعضا و بازرسین جدید به بعد ( برابر اصل شده در دفاتر اسناد رسمی )
    5. اصل مهر شرکت
    6. در مورد شرکت هایی که از تاریخ ثبتشان یک سال گذشته باشد، کپی شناسنامه و کپی کارت ملی همه اعضا و سهامداران الزامی می باشد.
    7. در مورد تغییرات ورود اعضای جدید به شرکت، کپی شناسنامه ، کپی کارت ملی و کارت پایان خدمت الزامی می باشد.
    8. در صورت نقل و انتقال سهام برگه دارایی
    9. در مورد تبدیل نوع شرکت ، امضای اوراق جدید الزامی می باشد.
    10. در مورد انحلال شرکت ، خروج از شرکت و یا کاهش سهم سهامداران یا اعضا، امضا و اثر انگشت روی وکالتنامه همزمان با حضور ایشان در محل موسسه یا اداره ثبت شرکت ها الزامی می باشد.